Social Media Betreuung: Was du abgeben kannst und was dein Unternehmen selbst liefern muss

Abgeben lässt sich die Arbeit, nicht der Rohstoff

Eine Betreuung kann alles produzieren, was sich aus vorhandenem Material herstellen lässt. Sie kann aber nicht wissen, welcher Auftrag diese Woche besonders war, welche Frage drei Kunden hintereinander am Telefon gestellt haben oder wer im Team gern vor der Kamera steht. Die Tabelle trennt beides für die Aufgaben, die in jedem Monat anfallen.

Fehlt das, was in der rechten Spalte steht, entstehen Beiträge, die zu jedem Betrieb deiner Branche passen würden. Was in der ersten Woche einer Betreuung geklärt sein sollte, von den Rollen im Kanal bis zum Logo als Datei, steht im Beitrag über die erste Woche einer Social-Media-Betreuung. Hier geht es um den laufenden Monat danach.

Themen und Fachwissen kommen aus dem Betrieb

Eine Betreuung recherchiert, was auf deiner Website steht, was in deiner Branche diskutiert wird und welche Fragen Menschen online stellen. Daraus entsteht ein brauchbarer Redaktionsplan. Unterscheidbar wird er erst durch das, was nur im Betrieb sichtbar ist: das Projekt, das gerade fertig wurde, die Lieferung, die sich verzögert, die Frage, die an der Theke dauernd kommt.

Am wenigsten Aufwand macht ein fester Sammelort. Das kann ein gemeinsamer Chat mit der Betreuung sein, in den du und dein Team Fotos, Kundenfragen und kurze Sprachnachrichten werfen, sobald sie anfallen. Wer erst am Monatsende nach Themen sucht, findet meistens dieselben drei wie im Vormonat.

Beim Fachwissen gilt eine klare Teilung. Die Betreuung macht einen Sachverhalt verständlich, dein Betrieb steht für die Richtigkeit ein. Ein falscher Hinweis zur Pflege eines Produkts fällt auf dich zurück, nicht auf die Person, die ihn formuliert hat. Benenne deshalb eine Person, die Fachfragen beantwortet, und gib ihr einen Weg, das schnell zu tun. Eine Sprachnachricht reicht oft.

Aufnahmen: Wer filmt, wer gezeigt wird, wer einwilligt

Bilder und Videos aus dem eigenen Betrieb sind der Teil, den keine Betreuung ersetzen kann. Ein Stockbild zeigt nicht deine Werkstatt, und ein Video von fremden Händen erklärt nicht, wie ihr arbeitet. Für das Material gibt es drei Wege, die sich gut kombinieren lassen:

• Die Betreuung filmt bei einem Termin vor Ort einen Vorrat für mehrere Wochen.
• Dein Team filmt zwischendurch kurze Clips mit dem Handy, die Betreuung schneidet sie. Ein Aufnahmebrief mit drei, vier Motiven pro Monat hilft mehr als die Bitte, „mal was zu filmen“.
• Ihr liefert Fotos aus dem Alltag, die Betreuung wählt aus und bearbeitet.

Wer gezeigt wird, entscheidet nicht die Betreuung. Fotos und Videos von Menschen dürfen nur mit deren Einwilligung veröffentlicht werden, so steht es in § 22 Kunsturhebergesetz. Für Mitarbeitende hat das Bundesarbeitsgericht 2014 entschieden, dass diese Einwilligung im Arbeitsverhältnis schriftlich erfolgen muss. Die Datenschutzgrundverordnung verlangt zudem, dass du eine Einwilligung nachweisen kannst, und sie kann widerrufen werden (Art. 7 DSGVO).

Praktisch heißt das: Die Einwilligung liegt schriftlich vor, bevor gedreht wird, und du weißt, wo sie abgelegt ist. Bei unseren Drehtagen holt der Betrieb die Einwilligungen der Mitarbeitenden ein, die gefilmt werden, weil nur du in diesem Arbeitsverhältnis stehst. Das ist ein Hinweis aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Weitere Pflichten rund um Bilder, Musik und Impressum ordnet der Beitrag zu Rechtsrisiken bei Social Media ohne Fachwissen ein.

Freigaben sind der kürzeste Termin mit der größten Wirkung

Die Freigabe von acht Beiträgen kostet in unserer Modellrechnung 40 Minuten im Monat. Fehlt die Freigabe, steht der ganze Plan, und die Betreuung kann nichts dagegen tun, ohne ungeprüft zu veröffentlichen.

Was sich bewährt, ist schnell aufgezählt. Alle Beiträge eines Monats kommen gebündelt zur Freigabe, nicht einzeln über Wochen verteilt. Eine Person gibt frei, eine zweite vertritt sie. Es gibt eine Frist und eine Regel für den Fall, dass bis dahin nichts kommt; unser Vorschlag ist, dass der Beitrag dann nach hinten rutscht und nicht ohne Freigabe erscheint. Beiträge mit Preisen, Aktionen oder Personen aus dem Team gehen nie ohne ausdrückliches Ja online.

Freigeben heißt prüfen, ob etwas fachlich stimmt, ob eine Zusage haltbar ist und ob die gezeigten Personen einverstanden sind. Es heißt nicht, jede Formulierung neu zu verhandeln. Wer bei jedem Beitrag über einzelne Wörter verhandelt, braucht schnell Stunden statt 40 Minuten, und der Plan verschiebt sich. Mehr zu Fristen und Vertretung steht ebenfalls im Beitrag über den Start einer Betreuung.

Antworten auf Kommentare und Nachrichten: was die Betreuung übernimmt und was zurück an dich geht

Antworten sind der Teil, bei dem Tempo zählt. Im Sprout Social Index 2025, einer Befragung von 4.044 Konsumenten in den USA, Großbritannien, Kanada und Australien im Auftrag des Softwareanbieters Sprout Social, erwarten rund drei Viertel eine Antwort innerhalb von 24 Stunden. 73 Prozent sagen dort, sie würden bei einem Wettbewerber kaufen, wenn keine Antwort kommt (Sprout Social). Das ist eine Selbstauskunft, keine gemessene Abwanderung, und deutsche Zahlen fehlen. Als Größenordnung für die Erwartung von Menschen, die einem Unternehmen schreiben, taugt sie trotzdem.

Eine Betreuung kann schnell antworten, solange keine Zusage nötig ist. Sie dankt für Lob, nennt Öffnungszeiten, verlinkt die passende Seite und sagt, dass sich jemand meldet. Zurück an dich geht alles, was eine Entscheidung oder ein Versprechen enthält:

• Preise, Angebote und Rabatte
• Termine, Lieferzeiten und Verfügbarkeit
• Reklamationen und öffentliche Kritik
• Bewerbungen und Fragen zu Stellen
• Fachfragen, bei denen eine falsche Antwort Folgen hätte

Für diese Fälle braucht es einen festen Weg: Die Betreuung leitet die Nachricht weiter, du oder eine benannte Person antwortet innerhalb einer vereinbarten Frist, oder du gibst der Betreuung die Antwort durch. Im kleinsten Paket von CremerMedia beantworten wir Kommentare und Nachrichten an drei Tagen der Woche, ab dem mittleren Paket täglich. Wie man Antworten so aufbaut, dass daraus Vertrauen und Anfragen werden, erklärt der Beitrag zum Community-Management.

So viel Zeit bleibt im Betrieb: eine Modellrechnung

Die folgende Rechnung ist ein Modell, keine Messung. Sie nimmt einen Kanal und einen Monat mit acht Beiträgen an, davon vier kurze Videos, dazu vier Stories und Antworten an drei Tagen der Woche, also an zwölf Tagen im Monat. Das entspricht dem Umfang unseres kleinsten Pakets, deshalb steht es hier als Beispiel. Die Minutenwerte sind geschätzt. Setz deine eigenen ein, wenn du sie kennst.

Das Ergebnis vorweg: Selbermachen kostet im Modell rund 16 Stunden im Monat, gemeinsame Produktion knapp neun, vollständige Betreuung knapp fünf. Die Tabelle zeigt, woraus sich die Werte zusammensetzen.

Abgeben spart vor allem Schnitt und Texte, also die Arbeit, die Übung und ruhige Zeit braucht. Beim Selbermachen und bei gemeinsamer Produktion sind die Antworten der größte Einzelposten, weil sie an zwölf Tagen anfallen und sich nicht vorproduzieren lassen. Und auch bei vollständiger Betreuung bleiben im Modell knapp fünf Stunden, fast alles davon Abstimmung, Material und Freigabe.

Nicht enthalten ist die Zeit, die ein Wechsel zwischen Tagesgeschäft und Social Media kostet. Wer zwischen zwei Kundenterminen schnell einen Beitrag schreibt, braucht länger als die Tabelle annimmt; warum das so ist und wie man Arbeit bündelt, steht im Beitrag warum Social Media bei dir immer liegen bleibt. Ebenfalls nicht enthalten sind die Einarbeitung am Anfang und eine Strategie. Wenn du die Stunden mit dem multiplizierst, was eine Stunde von dir oder deinem Team kostet, siehst du den Preis des Selbermachens in Euro.

Drei Modelle im Vergleich: selbst umsetzen, gemeinsam produzieren, vollständig betreuen lassen

Die drei Modelle unterscheiden sich darin, wer Themen, Aufnahmen, Texte, Schnitt, Freigaben und Antworten übernimmt, und damit im Verhältnis von Geld zu Zeit. Keins ist grundsätzlich besser. Die Preise in der letzten Spalte sind die von CremerMedia, jeweils netto.

Selbst umsetzen ist in Euro das günstigste Modell und in Stunden das teuerste. Es passt, wenn die Stunden wirklich da sind und nicht aus dem Feierabend kommen. Eine Social-Media-Schulung verkürzt die Lernkurve, ersetzt aber keine Zeit. Wer überlegt, dafür jemanden einzustellen, findet die Rechnung im Beitrag zum eigenen Social-Media-Team.

Gemeinsam produzieren klingt nach dem vernünftigen Mittelweg und ist es oft. Es funktioniert aber nur mit klaren Übergaben: Wer liefert welches Rohmaterial bis wann, in welchem Format, und wer veröffentlicht. Ohne diese Absprachen entstehen die meisten Rückfragen genau an den Übergaben.

Social Media auslagern lässt sich teilweise oder fast ganz: Das zweite Modell gibt die Produktion ab, das dritte alles außer Wissen, Gesichtern und Entscheidungen. Vollständig betreuen lassen kostet am meisten Geld und am wenigsten Zeit, aber nie null Zeit. Die knapp fünf Stunden aus dem Modell sind der Teil, an dem die Qualität hängt.

Die vier Pakete unterscheiden sich vor allem in der Zahl der Kanäle, von einem bis vier, und der Beiträge, von acht bis vierundzwanzig im Monat, dazu in Antworttagen, Austausch und Auswertung. Mit mehr Kanälen und Beiträgen wächst auch dein Anteil, vor allem bei Material und Freigaben, aber langsamer als die Beitragszahl, weil die Themen auf allen Kanälen dieselben sind. Welche Stufe zu deinem Betrieb passt, hängt weniger an der Zahl der Mitarbeitenden als daran, auf wie vielen Kanälen deine Kunden und Bewerber unterwegs sind; die Unterschiede im Einzelnen stehen auf der Seite zur Betreuung.

Ein Beispielmonat Woche für Woche

So kann ein Monat mit dem kleinsten Paket aussehen: ein Kanal, acht Beiträge, davon vier kurze Videos, vier Stories, Antworten an drei Tagen der Woche, ein Themenplan und eine kurze Auswertung. Der Ablauf ist ein Beispiel, kein Kundenprojekt.

1. Woche 1, Themen: Du schickst, was im Monat ansteht, etwa Aufträge, Termine, Aktionen und Fragen, die Kunden zuletzt gestellt haben. Die Betreuung macht daraus den Themenplan und sagt, welches Material sie dafür braucht.
2. Woche 1 und 2, Material: Ein Aufnahmetermin oder ein paar Handyclips nach Aufnahmebrief. Fachfragen beantwortest du per Sprachnachricht. Die Einwilligungen für Personen im Bild liegen vor.
3. Woche 2, Freigabe: Alle Beiträge des Monats kommen gebündelt. Du gibst frei oder meldest Änderungen bis zur vereinbarten Frist.
4. Woche 2 bis 4, Veröffentlichen und Antworten: Die Beiträge laufen nach Plan. Die Betreuung antwortet an drei Tagen der Woche, Fragen nach Preisen und Terminen kommen mit Frist zu dir.
5. Ende Woche 4, Auswertung: Du bekommst die kurze Auswertung, was Anfragen gebracht hat und was nicht. Du ergänzt, welche Anfragen bei dir über Social Media angekommen sind, denn ein Anruf oder ein Besuch im Laden taucht in keiner Statistik der Plattform auf. Daraus entstehen die Themen für den nächsten Monat.

Dein Anteil verteilt sich in diesem Beispiel auf vier feste Punkte im Monat und ein paar kurze Antworten zwischendurch. Wer diese Punkte wie Kundentermine in den Kalender einträgt, verhindert einen typischen Stillstand: einen fertigen Plan, auf dessen Freigabe niemand Zeit hat.

Welches Modell zu dir passt

Die Entscheidung hängt weniger am Budget als an der Zeit, die du verlässlich freihalten kannst. Diese Fragen helfen beim Sortieren:

• Wie viele Stunden im Monat kann jemand im Betrieb verlässlich für Social Media freihalten? Liegt die Antwort unter fünf Stunden, ist auch eine vollständige Betreuung zu knapp geplant. Dann lohnt es sich, erst die Zeit zu klären oder bewusst zu pausieren.
• Gibt es im Team jemanden mit Zeit, Lust und einem Gefühl für Bild und Sprache? Dann ist Selbermachen mit Schulung eine ernsthafte Option.
• Laufen Antworten und Alltag gut, nur Schnitt und Texte bleiben liegen? Dann passt die gemeinsame Produktion.
• Soll Social Media bis auf Rohstoff und Freigabe aus dem Tagesgeschäft verschwinden? Dann passt die vollständige Betreuung.
• Weißt du, wofür der Kanal da ist, etwa Anfragen, Bewerbungen oder Bekanntheit in der Region? Wenn nicht, kommt vor jedem Modell eine Strategie auf einer Seite.

Was die einzelnen Wege insgesamt kosten, vergleicht der Beitrag Was kostet Social Media wirklich?. Woran du eine passende Agentur erkennst, steht im Beitrag zur Social-Media-Agentur im Sauerland.

Dein erster Schritt braucht kein Angebot. Nimm die Stundentabelle, setz deine eigenen Minuten ein und schreib in die Zuständigkeitstabelle zu jeder Aufgabe einen Namen. Wo am Ende kein Name steht, bleibt die Arbeit liegen, egal welches Modell du wählst. Wenn du danach weißt, dass du abgeben willst, findest du Umfang und Preis unserer Pakete auf der Seite zur Social-Media-Betreuung. Im Erstgespräch geht es zuerst um dein Ziel und darum, welche Aufgaben bei dir bleiben, die Kanäle kommen danach.

Häufige Fragen zur Social Media Betreuung

Quellen und weiterführende Informationen

• Kunsturhebergesetz, § 22 Recht am eigenen Bild, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 3. November 2026
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 11. Dezember 2014, 8 AZR 1010/13, Einwilligung von Arbeitnehmern in die Veröffentlichung von Bildnissen, abgerufen am 3. November 2026
• Art. 7 DSGVO, Bedingungen für die Einwilligung, Verordnung (EU) 2016/679, abgerufen am 3. November 2026
• Sprout Social: The 2025 Sprout Social Index, Befragung von 4.044 Konsumenten in den USA, Großbritannien, Kanada und Australien vom 13. bis 27. September 2024, abgerufen am 3. November 2026
• Sprout Social: Social media customer service statistics to know in 2026, veröffentlicht am 8. September 2026, abgerufen am 3. November 2026