Digitale Inventarliste für die Nachfolge: was bei der Betriebsübergabe online mitgezählt werden muss

Warum die digitale Seite der Nachfolge jetzt drängt

Die Zahl der Übergaben wächst mit dem Alter der Inhaber. Laut dem Nachfolge-Monitoring Mittelstand der KfW vom Januar 2026 waren 2025 bereits 57 Prozent der mittelständischen Inhaberinnen und Inhaber 55 Jahre oder älter, vor 20 Jahren waren es 20 Prozent. Bis Ende 2029 verzeichnet die KfW jährlich rund 109.000 Nachfolgewünsche im Mittelstand.

Gleichzeitig wird die Zeit knapp, die eine Übergabe braucht. Der DIHK-Report Unternehmensnachfolge 2025 zählt für 2024 bundesweit 9.636 Unternehmen, die sich bei den IHKs zur Übergabe beraten ließen, und nur 4.016 Übernahmeinteressierte. Die KfW schreibt, dass Nachfolgen oft schlicht am zu späten Einstieg in die Vorbereitung scheitern, und verweist auf die Empfehlung des DIHK, spätestens drei Jahre vor der gewünschten Übergabe mit konkreten Planungen zu beginnen.

In diesen beiden Berichten kommt die digitale Seite kaum vor. Die KfW zählt als Aufwand einer Übergabe juristische und steuerliche Fragen auf und Meldepflichten vom Gewerbeamt über Handelsregister und Grundbuchamt bis zur Berufsgenossenschaft. Domains, Unternehmensprofile oder Social-Media-Konten nennt sie nicht. Der DIHK-Report spricht Kundendaten als wichtiger werdendes Gut an, aber nur unter dem Blickwinkel Datenschutz. Das heißt nicht, dass Beraterinnen und Berater das Thema übergehen. Es heißt nur, dass du dich nicht darauf verlassen solltest. Frage in der Nachfolgeberatung ausdrücklich, wer Domains, Plattformrollen, Abos und digitale Wiederherstellungswege mit dir durchgeht.

Was in die digitale Inventarliste gehört

Eine digitale Inventarliste erfasst alles, was der Betrieb online besitzt, nutzt oder bezahlt. Für jeden Posten steht dort, bei welchem Anbieter er liegt, auf wen er eingetragen ist, was er kostet und wie er übertragen wird. Sechs Gruppen decken einen typischen Betrieb ab.

Vorher lohnt eine Frage, die den Umfang bestimmt: Bleibt die Firma als Rechtsträger bestehen und wechseln nur Gesellschafter oder Geschäftsführung, oder gehen Betrieb und Vermögenswerte auf einen neuen Rechtsträger über, etwa auf eine neu gegründete Firma? Im ersten Fall bleibt das Unternehmen selbst Vertragspartner, und es ändern sich vor allem Rollen, Zugänge und Ansprechpartner. Im zweiten Fall, dem sogenannten Asset Deal, braucht fast jeder Posten einen Inhaberwechsel, einen neuen Vertrag oder ein neues Konto. Die Datenschutzkonferenz unterscheidet diese Formen in ihrem Beschluss ausdrücklich. Welche Form bei dir vorliegt, klärt die Nachfolgeberatung. Für die Liste reicht es, die Antwort zu kennen, denn sie entscheidet über die Spalte „Weg der Übertragung“.

1. Das Fundament: Domain, Hosting, E-Mail, Website

Diese vier tragen alles andere. Wer die Domain kontrolliert, kontrolliert meist auch, wohin die E-Mails des Betriebs gehen, und über diese Adressen laufen die Bestätigungen fast aller übrigen Konten. Wie du herausfindest, auf wen Domain, Hosting und Zugänge heute eingetragen sind, steht in unserem Beitrag Wer hat die Schlüssel zu deiner Website?

Für die Übergabe zählt vor allem der Inhaberwechsel der Domain. Bei STRATO etwa bekommen der bisherige und der künftige Domaininhaber jeweils eine E-Mail mit Link und Bestätigungscode, und beide müssen bestätigen. Liest der bisherige Inhaber seine Adresse nicht mehr, bleibt der Wechsel stehen.

2. Google-Konten: Unternehmensprofil, Analytics, Search Console, Ads

Beim Google-Unternehmensprofil gilt eine Regel, die eine geordnete Übergabe voraussetzt: Nur der primäre Inhaber darf die primäre Inhaberschaft übertragen. Wer neu als Inhaber oder Administrator hinzukommt, muss außerdem sieben Tage warten, bevor er andere Inhaber entfernen oder sich selbst zum primären Inhaber machen kann. Wird der Nachfolger erst kurz vor dem Stichtag als Inhaber eingetragen, kann ihn diese Wartefrist daran hindern, rechtzeitig selbst primärer Inhaber zu werden.

Bei Analytics, Search Console und Google Ads geht es um dieselbe Frage: Wer hat die höchste Rolle? In Google Ads etwa vergibt nur die Zugriffsebene Administrator Kontozugriff und ändert Zugriffsebenen. Steht dort nur der Vorgänger, kann der Nachfolger niemanden einladen, auch keine Agentur.

3. Social Media: in wessen Portfolio die Seiten liegen

Bei Facebook- und Instagram-Seiten sind drei Fragen zu trennen: in welchem Business-Portfolio die Seite bei Meta liegt, wer darin welche Rolle hat und wer rechtlich über die Seite verfügen darf. Die Antworten können auseinanderfallen, deshalb steht jede in der Liste. Liegt die Seite im privaten Portfolio des Vorgängers oder bei einer Agentur, ist das bei der Übergabe ein eigener Vorgang, der mit dem Kaufvertrag nichts zu tun hat.

Bei LinkedIn hat die Unternehmensseite Admin-Rollen, und nur ein Super-Admin kann weitere Admins hinzufügen. Ist der Vorgänger der einzige Super-Admin, braucht der Nachfolger dessen Mitwirkung, bevor er die Seite selbst führen kann. Wenn du die Kanäle nach der Übergabe nicht selbst bespielen willst, gehört bei unserem Social Media Management das Aufsetzen zu jedem Paket, also auch die Frage, in wessen Portfolio die Seiten liegen.

4. Bewertungsprofile: das Vertrauen, das mitverkauft wird

Bewertungen lassen sich nicht neu aufbauen, ohne Zeit zu verlieren, und sie gehören zu dem, was ein Nachfolger mit dem Betrieb übernimmt. Google schreibt dazu ausdrücklich: Wenn sich Inhaberin, Inhaber oder Geschäftsführung ändern, der Unternehmensname aber gleich bleibt, bleiben die Rezensionen erhalten. Daraus folgt: Das bestehende Profil wird übertragen, nicht durch ein neues ersetzt. Ein neu angelegtes Profil startet ohne die bisherigen Bewertungen. Einen Weg, Rezensionen über den Support zu verschieben, beschreibt Google für versehentlich doppelt angelegte Profile, nicht als Ersatz für eine Übertragung. Ein neues Profil nur wegen des Inhaberwechsels lohnt sich deshalb nicht.

Neben Google gehören alle übrigen Bewertungsplattformen auf die Liste, auf denen der Betrieb ein Profil hat, etwa Branchenportale oder Arbeitgeberbewertungen. Jede regelt die Verwaltung des Profils selbst, deshalb steht bei jeder Zeile der Ansprechpartner. Für die Zeit nach der Übergabe gilt: Die ersten Antworten des neuen Inhabers auf Rezensionen zeigen Kunden, dass der Betrieb weiterläuft.

5. Abos, Lizenzen und Zahlungsdienste

Software-Abos für Buchhaltung, Office, Terminbuchung, Design oder Kundenverwaltung sind oft über Jahre einzeln abgeschlossen worden. Für die Inventarliste zählen drei Angaben je Abo: auf wen es läuft, mit welchem Zahlungsmittel es bezahlt wird und mit welcher Frist es kündbar oder übertragbar ist. Hängt ein Abo an einer privaten Kreditkarte, sind drei Dinge zu trennen. Kündigt der Vorgänger, endet der Vertrag zum Fristende. Fällt die Karte weg, scheitert die nächste Abbuchung, und je nach Anbieter folgen Mahnung, Sperre oder Kündigung. Wer nach dem Stichtag an die Daten im Konto kommt, hängt dagegen an Login und Rolle, nicht am Zahlungsmittel.

Bei Zahlungsdiensten ist die Übertragung nicht immer vorgesehen. PayPal etwa empfiehlt für ein neues Unternehmen ein neues Geschäftskonto. Das betrifft vor allem den Übergang auf einen neuen Rechtsträger. Bleibt die Firma selbst bestehen, geht es eher um Rollen und Kontaktdaten im bestehenden Konto, und was dort möglich ist, steht in der Hilfe des Anbieters. Entsteht ein neues Unternehmen, steht das neue Konto vor dem Stichtag bereit, und Shop, Rechnungsvorlagen und Website zeigen ab dem Stichtag darauf.

6. Kundendaten und Newsletter-Listen

Die Liste mit Kundenkontakten und Newsletter-Abonnenten ist ein eigener Posten, und rechtlich der heikelste in dieser Aufzählung. Ob und wie Kundendaten an einen Erwerber gehen dürfen, hängt davon ab, wie der Betrieb übertragen wird. Die Datenschutzkonferenz hat zum Kauf eines Betriebs über seine Wirtschaftsgüter, dem sogenannten Asset Deal, am 11. September 2024 einen eigenen Beschluss gefasst. In die Inventarliste gehört deshalb das Tool, die Zahl der Kontakte und die Herkunft der Einwilligungen. Wie die Daten übertragen werden, klärt die Datenschutzberatung, nicht dieser Beitrag.

Ein Fehler mit langer Wirkung: die private E-Mail-Adresse als Inhaber

Manche Konten eines Betriebs entstehen im Alltag schnell, mit der Adresse, die gerade zur Hand ist, manchmal der privaten. Im Alltag ist das kein Problem. Bei der Übergabe wird es eins, weil an dieser Adresse mehr hängt als Werbung: Rücksetzlinks für Passwörter, Sicherheitscodes, Bestätigungen für Inhaberwechsel und die Benachrichtigung, wenn jemand Zugriff auf ein Profil anfordert. Jeder dieser Schritte läuft nach dem Stichtag durch das private Postfach des Vorgängers.

Bei einer geplanten Übergabe ist das lästig, aber lösbar, solange der Vorgänger mitwirkt. Ernst wird es bei einer ungeplanten Nachfolge, nach einem Unfall, einer Krankheit oder einem Todesfall. Ein privates Konto ist dann zunächst ein Thema der Erben. Der Bundesgerichtshof hat 2018 entschieden, dass der Vertrag über ein Konto bei einem sozialen Netzwerk grundsätzlich auf die Erben übergeht. Wer den Betrieb weiterführt, ist nicht automatisch Erbe. Wie das im Einzelfall aussieht, klärt eine Anwältin oder ein Anwalt.

Für den Teil, der sich nicht sofort umstellen lässt, bietet Google eine Vorsorge: Mit dem Kontoinaktivität-Manager legt der Kontoinhaber fest, welche Personen benachrichtigt werden oder Daten erhalten, wenn das Konto eine bestimmte Zeit nicht genutzt wird. Er kann ausgewählte Daten zugänglich machen oder Kontakte informieren. Für die laufende Verwaltung braucht der Betrieb trotzdem geregelte Rollen und einen eigenen Notfallzugang.

Fragen für das Übergabegespräch

Ob du übergibst oder übernimmst: Diese Fragen gehören in das Gespräch, bevor der Kaufvertrag steht. Jede Antwort ist eine Zeile in der Inventarliste.

1. Auf wen ist die Domain eingetragen, und wo wird sie verwaltet?
2. Welche E-Mail-Adressen gibt es, und wer ist Administrator der Postfächer?
3. Wer ist primärer Inhaber des Google-Unternehmensprofils, und mit welcher Adresse?
4. In welchem Business-Portfolio liegen die Facebook- und Instagram-Seiten, und wer ist Super-Admin der LinkedIn-Seite?
5. Auf welchen Plattformen hat der Betrieb Bewertungen, und wer verwaltet die Profile?
6. Welche Abos und Lizenzen laufen, mit welchem Zahlungsmittel und welcher Kündigungsfrist?
7. Welche Dienstleister haben Zugänge, etwa Agentur, Webdesigner oder IT-Betreuung, und was steht in deren Verträgen zur Übergabe?
8. Welche Konten hängen an privaten Adressen, Handynummern oder Kreditkarten, getrennt nach Login, Wiederherstellung und Zahlungsmittel?

Hilfe bei der Nachfolge insgesamt gibt es regional. Im Kreis Olpe und in Siegen-Wittgenstein bietet die IHK Siegen eine Nachfolgebörse, eine Unternehmenswerkstatt und ein Nachfolgepaket an. Die Handwerkskammer Südwestfalen führt eine Betriebsbörse und ist Regionalpartner von nexxt-change, der bundesweiten Nachfolgebörse, die das Bundeswirtschaftsministerium, die KfW, DIHK, ZDH, BVR und DSGV gemeinsam betreiben. Laut KfW wurden darüber seit dem Start 2006 rund 22.300 Übergaben angestoßen. Die digitale Inventarliste ergänzt diese Beratung um den Teil, der dort nicht im Mittelpunkt steht.

Die Reihenfolge: vor, am und nach dem Stichtag

Die Fristen der Anbieter geben die Reihenfolge vor. Was eine Sperre oder die Mitwirkung beider Seiten braucht, gehört nach vorn. Der folgende Ablauf leitet sich aus den genannten Regeln der Anbieter ab und ist eine Empfehlung, keine Vorgabe der Kammern.

Kundendaten stehen bewusst nicht in dieser Tabelle. Ihr Zeitpunkt richtet sich nach der Datenschutzberatung und nach der Art der Übergabe.

Wo Hilfe von außen sinnvoll ist

Die Inventarliste kann jeder Betrieb selbst anlegen. Unterstützung lohnt sich dort, wo nach der Übergabe am Auftritt gearbeitet wird oder ein Team die Konten künftig selbst führt.

• Website: Auf unserer Seite zum Webdesign steht der Satz, nach dem wir bauen: Deine Seite gehört dir.
• Google-Unternehmensprofil: Im Paket Lokales SEO auf unserer SEO-Seite wird das Profil komplett aufgesetzt.
• Social Media im Team: In unseren Social-Media-Schulungen gibt es ein Format direkt im Betrieb, geübt wird an den eigenen Geräten, auch am Rechner mit den Zugängen.

Alle Preise stehen offen auf unserer Preisseite.

Download: die digitale Inventarliste

Die Inventarliste enthält die Posten aus den sechs Gruppen oben, zusammengefasst in fünf Abschnitte, und hat für jeden dieselben Spalten. Sie enthält keine Passwörter, nur den Ort, an dem sie liegen.

Die digitale Inventarliste als PDF hat drei Seiten im Querformat: zwei Seiten mit 18 vorbereiteten Posten, einer freien Zeile, einem Feld für die Art der Übergabe und einem für den Stichtag, dazu eine Seite für Verträge und Abos mit Vertragspartner, Kundennummer, Zahlungsmittel und Kündigungsfrist.

Die Spalte „Fällt aus, wenn es fehlt“ macht aus der Inventur eine Reihenfolge. Ein ausgedachtes Beispiel: Eine Terminbuchung, an die niemand mit Administratorrechten herankommt, wird vor einer alten Designlizenz geklärt, weil ohne sie ab dem ersten Tag Termine fehlen. Abgehakt wird eine Zeile erst nach einer Rollenprobe. Die neue Person meldet sich mit eigenem Zugang an und erledigt eine echte Aufgabe, etwa eine Rezension beantworten oder eine Rechnung herunterladen. Ein Name in der Liste ist noch kein funktionierender Zugang.

Was du in dieser Woche erledigst

Eine Übergabe, die in drei Jahren ansteht, beginnt digital mit drei kleinen Schritten.

1. Die Inventarliste herunterladen und die Gruppe Fundament ausfüllen.
2. Jedes Konto markieren, das an einer privaten Adresse, Handynummer oder Kreditkarte hängt.
3. Im Google-Unternehmensprofil eine zweite Person aus dem Betrieb als Inhaber eintragen.

Wenn die Liste Lücken zeigt, schreib uns, was du gefunden hast. Wir sagen dir, welcher Posten zuerst kommt.

Häufige Fragen

Quellen

• KfW Research: Nachfolge-Monitoring Mittelstand 2025, Fokus Volkswirtschaft Nr. 526 (9. Januar 2026)
• DIHK: Report Unternehmensnachfolge 2025
• STRATO: Domaininhaber wechseln
• Google: Primäre Inhaberschaft eines Unternehmensprofils übertragen
• Google: Rezensionen zwischen Unternehmensprofilen verschieben
• Google Ads: Nutzerzugriffsebenen
• Google: Kontoinaktivität-Manager
• Meta: Partnern Zugriff auf Business-Assets einräumen
• LinkedIn: Administratoren für die Unternehmensseite verwalten
• PayPal: Firmennamen ändern
• Bundesgerichtshof: Pressemitteilung zum Urteil vom 12. Juli 2018, III ZR 183/17
• Datenschutzkonferenz: Beschluss zum Asset Deal vom 11. September 2024
• IHK Siegen: Gründung, Sicherung und Nachfolge
• Handwerkskammer Südwestfalen: Betriebsbörse
• nexxt-change: Unternehmensbörse